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【保密知识】涉密文件、资料的起草有哪些规定

身在机关、单位,办文几乎是每个人的必修课。

也许有人会说,写公文还不简单,网上搜搜,文件摘摘,有啥费事的?其实不然,机关、单位办文不仅包括起草文件、资料,还包括各类资料的搜集、整理和编辑,千头万绪,极需耐心,最忌随意。从近年通报的案件来看,一些单位的“笔杆子”正是因为保密意识淡漠,在起草文件时“踩雷”,使得国家安全和利益受损,也影响了个人前途发展。

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为防止文件、资料在“拟”中泄密,我们在涉密文件、资料起草过程中必须严格做到办文周密、办文保密,着重把握三点。

第一点:思想重视,明确定密事项

一般而言,机关、单位中的文件起草人往往又是定密承办人员,是做好文件保密工作的“首要因素”,也是防范失泄密发生的第一道防线。

这就非常考验起草人的保密素养,因为涉密文件、资料的草拟,非常容易形成保密“真空”。一旦出现起草人麻痹松懈、执行保密措施不严的情况,就很可能打开失泄密的大门,令人追悔莫及。

对此,机关、单位应通过教育培训、下达文件等方式,使相关工作人员树牢“万无一失,一失万无”的保密观念,熟知本单位保密事项范围,牢记涉密文件、资料不能在互联网终端处理和传输等保密要求,做到心中有数。

第二点:过程细致,严格定密程序

机关、单位办文过程中,若所起草的文件、资料中有事项被列入定密范围,则从起草之初就应将其按涉密事项管理,标明密级、保密期限,采取保密措施,严控知悉范围,切不可出现起草过程中不定密,印发文件、资料时才定密的情况。

与此同时,也应考虑到文件、资料的起草并非一朝一夕之事,往往会由于各种原因进行长时间的酝酿、论证、修改。若一旦发现某涉密文件、资料起草过程较长或者无法正常履行定密程序,就需要文件起草人向机关、单位定密责任人及时汇报相关情况,请定密责任人在涉密文件、资料起草前,拟定该事项密级,并明确相应保密要求。

此外,“呕心沥血”完成涉密文件、资料的起草工作,并不意味着大功告成。还需在制发前,按定密程序正式履行定密手续,并作出国家秘密标志,报本机关、单位定密责任人审核。

第三点:收尾严谨,强化保密管理

机关、单位起草文件、资料,基本不可能一气呵成,往往会形成大量的中间材料,包括过程稿、送审稿、讨论稿、修改稿、征求意见稿,相信这也是大家办文工作的“常态”。

对于这些材料,承办人员都应当严格按照涉密文件、资料保密管理规定妥善保管,不能随意丢弃或泄露。如需销毁,必须严格按照涉密文件、资料的销毁要求操作。

值得一提是,办文过程中,如有相关参考资料、文献涉及国家秘密,承办人员还需在工作收尾时做好清退工作。应将有关文件主动交回管理人员或退回单位保密室并办理清退收手续,万不可私自留存涉密文件资料。

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